Realizar a gestão do tempo de forma eficaz é essencial para o sucesso profissional individual e o rendimento coletivo de uma equipe. No ambiente corporativo, os profissionais de RH devem estar atentos a essa habilidade e encontrar formas de incentivar boas práticas dentro da organização.
A gestão do tempo eficiente não só aumenta a produtividade, mas também contribui significativamente para o bem-estar dos colaboradores e a motivação para atuar nos projetos da empresa.
Nesse artigo, veremos como a gestão do tempo impacta o trabalho individual, a colaboração entre equipes e o compromisso com as tarefas, Além disso, vamos explorar o papel do RH na manutenção de um clima organizacional pontual, eficiente e produtivo com base nessas estratégias.
Por que a gestão de tempo é importante?
A gestão de tempo é uma das competências comportamentais mais buscadas na atração e retenção de talentos. Essas habilidades inter e intrapessoais impactam diretamente o sucesso de um colaborador dentro do ambiente de trabalho. Isso porque um profissional pode ser tecnicamente ótimo, mas se sua relação com o restante da equipe for prejudicial, terá impacto negativo.
Nesse sentido, é possível entender como a gestão do tempo se tornou tão importante: além de ser um indicador do compromisso do colaborador individual com suas tarefas, pode influenciar diretamente no rendimento de outros membros da equipe, se tornando um ponto conflitante.
Ou seja, a gestão de tempo é fundamental para o crescimento profissional, afetando, entre outros aspectos:
1. Alocação efetiva de tarefas
A capacidade de distribuir tarefas eficientemente entre os membros da equipe é crucial para o sucesso de um líder na realização dos projetos. Os líderes identificam quem está mais apto para cada determinada tarefa, considerando as competências e a carga de trabalho de cada colaborador. Porém, para que essa análise se concretize, é preciso que todos cumpram com os combinados.
Se todos da equipe conseguem ter uma boa gestão do tempo em relação às suas responsabilidades, nenhum colaborador fica sobrecarregado e as tarefas são concluídas dentro do prazo e com a qualidade exigida.
2. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Gerenciar o tempo vai além das tarefas do dia a dia no trabalho. É uma habilidade fundamental para manter um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Colaboradores que sabem organizar melhor suas demandas e compromissos evitam questões de saúde mental, como síndrome de burnout.
3. Otimização e proatividade
Quando os colaboradores praticam a gestão do tempo eficiente, eles se tornam mais proativos, antecipando problemas e buscando soluções antes que se tornem críticos. Isso leva a uma melhoria contínua nos processos empresariais, dando espaço para inovação dentro da organização.
4. Melhoria das relações de trabalho
Além disso, a gestão do tempo dentro das equipes é fundamental para o trabalho funcionar. Os prazos e cronogramas bem acordados (e cumpridos por todos) permitem que diferentes membros da equipe usem seus esforços e conhecimentos de forma mais colaborativa, trabalhando juntos em direção a objetivos comuns com menor fricção.
Ao desenvolver uma cultura de trabalho mais organizada e pontual, há também uma redução de conflitos organizacionais. Isso porque o não comprometimento com as obrigações é uma das principais causas de desentendimentos, podendo levar até a intervenções dos profissionais de RH e mediações.
Muitas vezes, essas questões poderiam ser resolvidas se todos tivessem uma gestão do tempo mais alinhada com as demandas da organização e dos colaboradores de cada projeto.
5. Treinamento para liderança e progressão na carreira
É importante frisar que a gestão do tempo não impacta apenas o rendimento imediato no trabalho, mas também é uma habilidade essencial para quem busca progredir na carreira.
Na prática, ao fazer a gestão de carreira, os profissionais encontram as habilidades em que se destacam e quais ainda precisam desenvolver. Com isso, podem comparar seu repertório com as exigências da organização para cargos de liderança. A gestão do tempo, assim como a boa comunicação, a responsabilidade e a proatividade, são características essenciais para um profissional competente.
Quais são os pilares da gestão do tempo?
Ainda assim, não é simples melhorar a gestão do tempo sem orientações. Por isso, os pontos abaixo podem funcionar como um guia para profissionais que buscam entender melhor como o compromisso com prazos e rotinas impacta seu trabalho e formas de otimizar essas habilidades:
Priorização de tarefas
Priorizar tarefas é uma habilidade essencial para qualquer atuação profissional. Porém, durante uma rotina corrida, nem sempre é fácil entender quais tarefas devem estar no topo da lista.
Existem ferramentas que ajudam nessas decisões, como a matriz de Eisenhower. Aqui,as tarefas são divididas em quatro quadrantes, baseadas em dois eixos: importância e urgência.
Algumas tarefas são urgentes e importantes, como responsabilidades relacionadas a um projeto próximo ao prazo. Nesse caso, devem ser priorizadas.
As tarefas urgentes, mas menos importantes, são as tarefas imediatas que surgem no dia a dia, exigem atenção, mas não são fundamentais para seu trabalho. Se possível, delegue-as. Se não, ficam abaixo na lista de prioridades.
As tarefas importantes, mas não urgentes são as tarefas de projetos futuros. Ou seja, devem ser levadas em consideração, mas não precisam de atenção agora. É interessante agendá-las para evitar que sejam uma sobrecarga no futuro.
Por outro lado, as tarefas sem urgência nem importância não têm impacto significativo no seu trabalho, podendo ser deixadas de lado.
Planejamento da rotina
A criação de uma rotina planejada é outra parte relevante para uma gestão do tempo prática. Isso inclui estabelecer horários específicos para a execução de tarefas regulares, além de espaço para questões urgentes. As pausas fazem, inclusive, parte desse planejamento.
No caso de equipes, é essencial manter todos a par dos acontecimentos e das mudanças na rotina. Por isso, pode ser útil criar calendários compartilhados, fazer reuniões periódicas de alinhamentos e documentar quaisquer alterações importantes.
Distribuição de atenção
Saber onde focar sua atenção durante o trabalho é outra parte da gestão do tempo. Pode parecer que a estratégia multitarefas é a melhor forma de garantir o rendimento em prazos curtos, mas isso não é necessariamente verdade. Há tarefas que exigem concentração mais alta e a troca de foco acaba prejudicando a produtividade.
Para isso, também é importante saber minimizar as distrações durante as tarefas, como, por exemplo, desligar notificações de mensagens e não parar para checar e-mails. Mesmo assim, é importante fazer pausas para manter a atenção: o método Pomodoro, por exemplo, intercala fluxos de trabalho intenso com pequenos intervalos de descanso.
Organização pessoal
A organização pessoal também impacta na gestão do tempo. Isso porque manter um espaço de trabalho limpo e organizado, assim como ter os documentos e informações acessíveis ajudam os profissionais a acessar rapidamente o que precisam, economizando tempo e reduzindo o estresse.
O processo é importante tanto fisicamente, como na organização do espaço de trabalho para evitar distrações, como na gestão eficiente dos emails e documentos digitais.
Recursos auxiliares
Finalmente, é importante saber utilizar os recursos auxiliares ao seu favor, principalmente quanto a gestão do tempo é uma tarefa difícil.
Existem diferentes alternativas que contribuem para o rendimento profissional: softwares de gestão de projetos, aplicativos de organização e agendas compartilhadas, por exemplo. Esses recursos ajudam a automatizar tarefas repetitivas, visualizar melhor os prazos e compromissos e manter a comunicação com outros colaboradores clara.
Como desenvolver a gestão de tempo da equipe?
Os profissionais de RH podem ser aliados de suas equipes no desenvolvimento profissional. Isso inclui motivar os colaboradores a melhorar suas habilidades, inclusive a gestão do tempo, o que pode ser feito por meio de estratégias como:
1. Incentivo aos sistemas de planejamento
É interessante promover o uso de sistemas de planejamento dentro da equipe e em nível organizacional. Você pode incentivar os colaboradores a manter a clareza nas comunicações do dia a dia, inclusive em relação ao cumprimento dos prazos.
Alguns exemplos são os calendários visuais e as ferramentas de gestão de projetos. Se as equipes começam a utilizar essas plataformas para monitorar seu progresso nas tarefas, todos se sentem mais motivados a cumprir os prazos e acompanham melhor o rendimento do projeto como um todo.
Além disso, o alinhamento deve ser compatível com as demandas da equipe. Reuniões ou e-mails de atualização com os líderes devem ser periódicos e auxiliar os profissionais a realizarem sua gestão do tempo. Ou seja, os líderes devem realizar follow-ups e se manter a par do progresso, não apenas alocar tarefas. Assim, os colaboradores conseguem definir melhor suas prioridades de acordo com as novas demandas.
2. Treinamentos e capacitação
Investir em treinamentos específicos para aperfeiçoar as habilidades de gestão de tempo é fundamental. Workshops sobre técnicas de priorização, organização pessoal e gestão de estresse podem ser benéficos para a cultura da empresa.
O treinamento profissional aumenta a capacidade individual de lidar com as responsabilidades de seu cargo e, por consequência, aumenta produtividade e eficiência em toda a organização.
3. Feedbacks relevantes
Para saber o que deve melhorar, os colaboradores devem ter a atenção dos profissionais do RH. O primeiro passo é entender as dificuldades de cada um e mostrar estratégias de melhoria, além de ferramentas que possam auxiliar no processo.
Mas manter um ciclo de feedback contínuo também é essencial! É com acompanhamento próximo e avaliação de competências recorrente que os colaboradores identificam suas lacunas e entendem quais táticas trazem melhorias a longo prazo. Durante essa troca, o RH reconhece os sucessos e orienta em relação às falhas, o que otimiza o progresso.
A implementação efetiva da gestão do tempo é um componente fundamental para alcançar o potencial e a satisfação dos colaboradores. Os profissionais de RH devem focar nos princípios dessa habilidade e formas de incentivar as equipes a desenvolvê-la, tanto para o progresso profissional quanto para a melhoria das relações dentro da empresa.
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