O compliance trabalhista é um tema cada vez mais relevante para as empresas e profissionais de RH. À medida que as organizações devem se adaptar a um mercado com mais regulação e demandas contemporâneas, percebem a importância de um sistema eficaz para lidar com essas questões.
Para os profissionais de RH, em especial, o compliance trabalhista não apenas assegura que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas atuais, mas também serve como uma ferramenta estratégica para a gestão de riscos.
Isso porque estar em dia com o compliance minimiza o risco de processos trabalhistas, perda de concorrências, taxa de rotatividade das equipes, questões de saúde e muito mais.
O que é compliance trabalhista?
O compliance trabalhista trata-se de um conjunto de boas práticas e políticas definidas por uma empresa para seus processos recorrentes e extraordinários. Ele pode incluir pontos como garantia de cumprimento de todas as leis trabalhistas aplicáveis, normas internas de execução de tarefas, diretrizes de segurança no ambiente de trabalho, regulamentação de órgãos de classe, etc.
Isso inclui, dependendo do contexto, itens como modelos de contratação baseados no mercado e nas leis trabalhistas, transparência na remuneração, cumprimento de jornada de trabalho, normas de segurança no trabalho, políticas de inclusão e transparência no acesso às informações.
Por que ele é importante?
No contexto de RH, o compliance ajuda a evitar problemas legais e financeiros significativos. Ou seja, se a organização cumpre com os combinados segundo a legislação e as boas práticas de seu segmento, ela evita processos trabalhistas e outras investigações que acarretam em custos.
Outro ponto importante é a relação com outras organizações. Ao oferecer seus serviços para outras empresas, concorrer em processos ou mostrar seus produtos para clientes em potencial, é fundamental que a empresa esteja comprometida com a idoneidade. Uma boa política de compliance trabalhista mostra esse compromisso.
Além disso, também reforça a reputação da empresa no mercado de trabalho e contribui para a criação de um clima organizacional positivo. Os colaboradores que percebem que estão trabalhando em um ambiente justo e seguro são mais propensos a serem produtivos e a manterem um alto nível de engajamento com a empresa. Como benefício extra, a empresa se destaca de outras no mercado na hora de fazer mais contratações.
Quais legislações estão ligadas ao compliance trabalhista?
Ainda que não exista uma lei específica de compliance trabalhista, o primeiro passo é considerar as determinações da CLT(Consolidação das Leis do Trabalho). Ou seja, seguir os métodos determinados na lei para criar seus contratos de serviços, jornada de trabalho e responsabilidades de cada cargo.
Por exemplo, talvez a empresa tenha diferentes tipos de contratação, como colaboradores temporários, terceirizados e menores aprendizes. Todos eles devem estar alinhados aos parâmetros legais definidos para cada tipo de atuação.
Além disso, é fundamental aplicar as normas aplicáveis a cada segmento. As Normas Regulamentadoras de Trabalho fazem parte da CLT e estão alinhadas às determinações da Organização Internacional do Trabalho (OIT). Elas devem ser seguidas para evitar riscos à saúde e à segurança dos trabalhadores.
Um exemplo é a NR 17, que diz respeito à ergonomia laboral e é aplicável a qualquer espaço de trabalho. Além de determinar estratégias de análise de ambiente de trabalho em relação ao conforto acústico, térmico e luminosidade, essa norma prevê estratégias para evitar os riscos ao bem-estar. Diz o documento:
“As medidas de prevenção devem incluir duas ou mais das seguintes alternativas:
a) pausas para propiciar a recuperação psicofisiológica dos trabalhadores, que devem ser
computadas como tempo de trabalho efetivo;
b) alternância de atividades com outras tarefas que permitam variar as posturas, os grupos
musculares utilizados ou o ritmo de trabalho;
c) alteração da forma de execução ou organização da tarefa; e
d) outras medidas técnicas aplicáveis”
As NRs variam entre temáticas gerais, como prevenção de acidentes e exames rotineiros de saúde para colaboradores, até pontos mais específicos, como trabalho com produtos químicos e ambientes hospitalares.
Mas, em linhas gerais, essas normas condizem com a documentação de compliance trabalhistas e devem fazer parte da manutenção da segurança por parte dos profissionais de RH.
Por fim, em determinados segmentos, é fundamental entender o papel das organizações de classe e suas determinações. Ou seja, quais boas práticas são acordadas entre conselhos de profissão e seus representados? Muitas vezes, essas organizações contam com guias de como garantir que sua empresa esteja alinhada às práticas do mercado, facilitando o diálogo e a adequação ao compliance trabalhista.
Como aplicar compliance trabalhista nas organizações?
Existem alguns passos fundamentais para elaborar e manter um sistema de compliance trabalhista efetivo em sua empresa.
1. Estar em dia com as obrigações legais
A primeira etapa para implementar um programa de compliance trabalhista é garantir que o departamento de RH esteja sempre atualizado com as últimas alterações nas leis trabalhistas.
Isso pode ser feito por meio de treinamentos regulares, acompanhamento de portais jurídicos, participação em seminários, consultorias e diálogo com o departamento jurídico da empresa.
Além das leis em si, é fundamental estar em dia com as normas de saúde e segurança, acordos sindicais e mudanças nos segmentos de atuação da empresa.
2. Manter os procedimentos claros e transparentes
É fundamental que a empresa desenvolva e mantenha um manual de políticas e procedimentos que seja claramente comunicado a todos os colaboradores.
Essas informações devem incluir pontos como organograma da empresa, plano de cargos e salários, acesso a documentos de feedbacks, recorrência em caso de ações disciplinares, políticas de progressão e aumento salarial, direitos e deveres trabalhistas, documentação de cumprimento de normas, etc.
3. Realizar treinamentos
A eficácia das políticas de compliance trabalhista é afetada pelo nível de conscientização dos colaboradores e gestores de cada área sobre essas políticas. Ou seja, é crucial organizar sessões regulares de treinamento para todos os níveis da organização.
Essa capacitação profissional deve incluir demonstrações práticas, workshops e até avaliações de conhecimento, para que os todos os profissionais possam entender melhor as expectativas da empresa e as consequências de não cumprir com as normas estabelecidas.
4. Regularizar auditorias
Para garantir que as políticas de compliance trabalhista sejam seguidas no dia a dia, é necessário estabelecer um sistema de monitoramento periódico e auditorias.
Isso pode incluir a análise de registros de horas trabalhadas, as práticas de contratação e rescisão e até cumprimento das regras nos procedimentos disciplinares aplicados.
No caso do monitoramento periódico, é fundamental que os profissionais de RH coletem dados e registrem informações no dia a dia, já que elas servem como base para notar desvios. As auditorias externas regulares também contribuem para a idoneidade do processo: uma fiscalização de boas práticas contribui para a reputação da empresa como um todo.
5. Abrir canais de comunicação
Manter canais abertos e seguros para que os colaboradores possam relatar suspeitas de violações é um pilar do compliance trabalhista. Vale acrescentar que essas denúncias devem ser feitas de forma segura, ou seja, não pode haver risco de retaliação ou de prejuízo ao colaborador futuramente. Isso porque, além de ser uma prática antiética, prejudica a longo prazo o diálogo dentro da empresa.
6. Mitigar violações
Quando as violações são identificadas, a resposta deve ser rápida e eficaz. Isso envolve não apenas corrigir o problema para evitar que ele cause mais prejuízos, mas também tomar medidas disciplinares adequadas, se necessário.
A resposta é essencial para mitigar riscos, mas também funciona como um compromisso da empresa e dos profissionais de RH com o compliance trabalhista.
Qual é o impacto de um sistema de compliance trabalhista bem elaborado?
Implementar um programa de compliance trabalhista eficaz é uma tarefa complexa que requer um compromisso contínuo de todos os níveis da organização, principalmente dos gestores de RH.
É um procedimento a longo prazo, que não só protege a empresa contra riscos legais e ônus financeiro, mas também promove uma cultura corporativa de respeito, ética e transparência. Através da estratégia, treinamento, e políticas claras, o RH pode liderar a transformação no espaço de trabalho.
O trabalho contemporâneo exige boas práticas em todos os aspectos. Confira também as melhores estratégias de comunicação interna!