A comunicação interna eficiente faz toda a diferença no ritmo de trabalho. É ela que mantém as equipes alinhadas com a estratégia, explica as tarefas do dia a dia, traz clareza aos projetos e gera engajamento dos colaboradores.
Mas muitas organizações ainda têm lacunas na comunicação interna que acabam acarretando perda de produtividade, ineficiência dos processos e até impactam, a longo prazo, na retenção de talentos. Por isso, é fundamental que o RH fique atento às boas práticas de comunicação interna – dessa forma, poderá analisar o que funciona e o que falta implementar dentro da empresa.
Com essa visão mais analítica, os profissionais da área estabelecem critérios e regras que otimizam a comunicação, promovendo relações de trabalho melhores e mais satisfação com a empresa.
Em primeiro lugar, porém, é preciso entender quais problemas surgem em maior escala na organização. Nesse artigo, vamos explorar mais a fundo essa questão, visando estabelecer mais clareza e efetividade.
Quais são as maiores dificuldades na comunicação interna das empresas?
Cada empresa tem seus desafios específicos, mas grande parte deles se resume a não utilizar os canais corretos para manter a mensagem clara e atingir o interlocutor. Em maior escala, quando a conversa envolve equipes inteiras, departamentos e a empresa toda, essa questão se potencializa, levando a problemas como:
Excesso de volume
Com o alto volume de mensagens de temática profissional sendo trocadas por diferentes canais, fica difícil para os colaboradores acompanharem as mudanças e atualizações. Conforme o volume de trabalho aumenta, muitas vezes essas mensagens ficam de lado, perdendo o conteúdo.
Um exemplo é o de informes institucionais. Ainda que seja importante atualizar as equipes de eventos, mudanças de cronograma, atividades de capacitação profissional e outras questões pontuais, é preciso ter cuidado com excessos.
Falta de confiabilidade
Outro ponto que deve ser levado em consideração é a falta de confiança nas relações profissionais, que é tanto um efeito como uma causa da falta de comunicação efetiva. Por exemplo, quando um líder não realiza acompanhamento recorrente de sua equipe, ele fica desatualizado do progresso de tarefas.
Com isso, os colaboradores acabam também não utilizando os canais corretos para atualizar a liderança, levando a menos trocas de informação ainda, prejudicando a confiança.
Desconexão com a estratégia
Além disso, um problema comum na comunicação interna é a falta de alinhamento com a estratégia da empresa. Isso é, os sistemas de comunicação não condizem com as demandas e o ritmo de trabalho. Por exemplo: os projetos em andamento envolvem múltiplas equipes, mas a comunicação acontece apenas entre cada departamento.
Problemas como esse acabam gerando prejuízos em cadeia: uma pessoa que deveria ser informada fica desatualizada, o que prejudica a próxima etapa, o que impacta o prazo de conclusão de uma tarefa ou projeto. Ou seja, é preciso pensar na comunicação interna como um todo para que ela seja realmente efetiva.
Falta de transparência
A transparência é fundamental para garantir um bom clima organizacional. E, justamente por isso, tem um impacto direto na qualidade da comunicação interna. Empresas que mantêm seus processos pouco claros acabam promovendo uma cultura individualista, sem colaboração e interação.
Por outro lado, ao atualizar os profissionais relacionados ao andamento de projetos sobre oportunidades de crescimento profissional e de mudanças em potencial, os líderes garantem um ambiente de produtividade e proatividade. Isso ocorre porque os colaboradores se sentem mais próximos e entendem seu impacto nas atividades da empresa.
Moldes antigos de comunicação
Uma discussão que se popularizou com o crescimento do trabalho em modelo home office ou híbrido é a comunicação como forma de otimizar ou prejudicar a produtividade. Os moldes de comunicação dentro de um escritório, com reuniões periódicas, nem sempre fazem sentido quando pensamos em flexibilidade no trabalho.
Hoje, existe espaço para diferentes formas de interação: algumas empresas optam por reuniões (ao vivo ou online) curtas de alinhamentos todos os dias, enquanto outras optam pelo trabalho majoritariamente assíncrono, com ferramentas de gestão de tarefas que ajudam a manter todos atualizados no progresso.
Ainda assim, em algumas empresas, esses parâmetros antigos são uma barreira para a comunicação interna. Por exemplo: a liderança agenda reuniões semanais com várias horas de duração. Isso acaba prejudicando o fluxo de trabalho de alguns departamentos, já que todos os colaboradores estão presentes na reunião.
Comunicação pouco objetiva
Além do volume de informações recebidas todos os dias, um ponto que prejudica a comunicação interna é a falta de objetividade nessas informações. Muitos diálogos são feitos por partes, o que dificulta a organização e compreensão.
Um exemplo é quando, em emails profissionais, várias pessoas interagem em uma mesma conversa. Ou seja, não existe um texto direto que informa tudo o que for necessário.
Essa sequência fica confusa, com informações desconexas e dificulta referências futuras.
Ainda nesse ponto, é importante também considerar a objetividade dos canais de comunicação interna. Por exemplo, conversas que começam em uma ligação ou chat, movem para emails e o tema acaba sendo discutido em uma reunião.
Ausência de feedback
O feedback construtivo é uma parte essencial da comunicação interna. É com ele que líderes e gestores de RH alinham as expectativas da organização com o desempenho dos colaboradores, enquanto buscam formas de otimizar seu desenvolvimento profissional.
Muitas empresas, porém, ainda sofrem com essa lacuna. Sem um feedback de qualidade, como os profissionais sabem quais habilidades técnicas ou competências interpessoais ainda precisam desenvolver? Como a empresa encontra os pontos em que pode oferecer capacitação profissional?
Esse problema pode, inclusive, prejudicar a retenção de talentos da empresa: na falta de feedbacks e crescimento na carreira, o profissional sai em busca de outras oportunidades.
5 técnicas para melhorar a comunicação interna
Levando em consideração o impacto da comunicação interna no crescimento sustentável da empresa, é crucial que profissionais de RH tenham em mãos estratégias para melhorar esse aspecto na gestão.
Confira algumas dicas que podem ajudar a otimizar o diálogo e as relações profissionais:
1. Ensine boas práticas de comunicação profissional
Muitas vezes, os profissionais não sabem quais são, de fato, as melhores práticas de comunicação no espaço de trabalho. Erros como mensagens pouco objetivas, mistura de canais e falta de alinhamento com a estratégia podem ocorrer por falta de conhecimento.
É importante que os profissionais de RH forneçam bons exemplos, mas pode ser necessário oferecer treinamento na área. Os colaboradores que buscam cargos de liderança, principalmente, devem ser versados em diálogo e troca no ambiente profissional.
2. Estabeleça uma política de comunicação transparente
A empresa como um todo deve manter sua comunicação transparente. Ou seja, tanto informes, quanto troca de informações entre profissionais devem ser feitos com o cuidado necessário e a clareza.
Além disso, a empresa deve ter transparência em relação ao seu funcionamento, em pontos como plano de cargos e salários, caminhos para crescimento profissional, oportunidades de troca de ideias, etc.
3. Utilize as ferramentas corretas
Os gestores devem escolher os melhores métodos e ferramentas que garantam o comunicação interna completa de suas equipes. Ou seja, em vez de mensagens trocadas por diferentes canais, informações desconexas e falta de confiabilidade, é preciso estabelecer um ritmo e espaço de diálogo.
Por exemplo, para uma equipe de vendas, que deve ficar disponível para atender clientes, talvez faça mais sentido estabelecer uma periodicidade de reuniões menor, enquanto emails de atualização devem ser enviados diariamente.
4. Promova o feedback efetivo
O feedback é a chave para o crescimento profissional. Ao criar um sistema de avaliação de competências que analise não apenas o conhecimento técnico, mas a interação com outros colaboradores e líderes, o RH pode fomentar um ambiente de trabalho com melhor comunicação interna.
Ou seja, ao analisar de perto as tendências e lacunas da comunicação da equipe, fica mais fácil traçar planos de melhoria.
5. Valorize o diálogo
A troca profissional também impacta a comunicação interna. Se os seus colaboradores estão pouco abertos ao diálogo e as interações, acabam perdendo a oportunidade de encontrar soluções mais efetivas nos seus processos.
Porém, nem sempre é fácil criar espaço para o diálogo. Na rotina de trabalho, geralmente corrida, não existem tantos momentos de troca. É interessante, porém, incentivar essa tendência. Projetos que envolvam trabalho em equipe, sessões de brainstorming e outros momentos como esses podem incentivar seus colaboradores a pensar fora da caixa e oferecer respostas interessantes aos problemas com que estão lidando.
Além de desenvolver habilidades pessoais importantes como proatividade e criatividade, esses profissionais contribuem para um clima de diálogo na empresa, melhorando a comunicação interna.
Quer saber mais sobre o impacto do diálogo no crescimento profissional? Conheça as competências comportamentais!